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個人情報保護ポリシー

<個人情報取扱いに係わる当社個人情報保護指針>

飯島興産有限会社

《当社の基本姿勢について》

当社は、不動産開発・分譲業、不動産流通業(売買・賃貸等の仲介)、不動産賃貸業、不動産管理業の4本柱とした不動産業者として社会の安定と経済の発展、豊かな生活の実現に貢献することを企業理念にしており、堅実かつ健全な経営により、企業価値の向上に努め、広く社会から信頼される企業でありたいと考えています。

 お客様からご提供いただいた個人情報は、当社の情報・サービスをご提供するためになくてはならないものであり、お客様の情報を安全に管理し適正に利用することが、当社の重要な社会的責任であると認識しております。

 ここに「個人情報保護指針」を定め、個人情報保護の重要性に鑑み、また、不動産業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する「個人情報保護法」および「国土交通省所轄分野における個人情報保護に関するガイドライン」その他「不動産流通業における個人情報保護法の適用の考え方」、を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、個人情報の安全管理については国土交通省および社団法人宅地建物取引業協会の実務指針に従って、安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くしてまいりますことを宣言いたします。

【個人情報とは】

個人情報とは、お客様を識別できる情報のことを指します。例えば、お客様のお名前・住所・生年月日・お電話番号等を組み合わせることにより、お客様を特定できる情報をいいます。

《不動産開発・分譲、流通、賃貸、管理業務における個人情報お取り扱いについて》

個人情報の取扱いについて

1.個人情報の取得、利用、提供

お客様の個人情報の取得は、適正な手段によって行うとともに、利用目的の公表・通知・明示等を行い、ご本人の同意なく、利用目的の範囲を超えた個人情報のお取扱いはいたしません。

また、個人情報を第三者に提供・開示等する場合は、法令の定める手続きに則って行います。

2.個人情報を利用する目的

お客様の個人情報は、以下の目的に利用いたします。

(1)不動産開発・分譲業、不動産流通業、不動産賃貸業、不動産管理業その他付帯・関連する業務

(2)保険媒介代理業務

(3)上記の事業に関して、郵便物・電子メール・電話等による営業活動等の調査分析

(4)上記(1)、(3)の目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供

3.個人情報の第三者への提供

お客様の個人情報は、以下の場合のほか、前項の利用目的の達成に必要な範囲内で、書面・郵便物・電話・インターネット・電子メール・広告媒体等で第三者に提供されることがあります。

なお、ご本人からの申し出により、相手先への提供は停止いたします。

(1)お客様ご本人の同意がある場合。

(2)法令の規定に基づく場合。

(3)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき。

(5)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

個人情報を提供する相手先(例)

(1)不動産開発・分譲業の販売における事業主・共同代理会社・媒介会社。

(2)不動産流通業における契約相手方となる者、その見込者、当社以外の宅地建物取引業者、インターネット広告掲載業者・不動産事業者団体、および指定流通機構(物件登録、成約通知および同機構のデータを利用しての営業、価格査定等の実施)

(3)不動産流通業および不動産賃貸業ならびに不動産管理業における信用照会のための情報機関。

(4)不動産流通業および不動産賃貸業ならびに不動産管理業における修繕を委託する場合の業者。

(5)不動産開発・分譲業および不動産流通業ならびに不動産賃貸業・不動産管理業の付帯業務における税理士、弁護士、不動産鑑定士、測量士、土地家屋調査士、司法書士、金融機関、住宅性能保証機関、土壌汚染専門機関、建築士等。

(6)梱包、配達、製品やその他サービスに関する郵便物等の発送処理を、配送業者に預託する場合の業者。

(7)法律に基づき開示しなければならない場合。また、裁判所、警察、税務署、消費者センター、その他の法律や条例などで認められた権限を持つ機関からの要請。

(8)ゴミ回収の管理、防火管理等生活上不可欠な活動のため、自治会、町内会。

提供される個人情報の項目

お名前、ご住所、電話番号、物件情報、成約情報等、上記の利用目的に必要な範囲の項目

個人情報取扱いの委託

お客様の個人情報について、その取扱いを外部に委託する場合があります。

その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護の水準を担保いたしております。

《個保険業務における個人情報お取り扱いについて》

1.個人情報の利用目的

当社は、以下に示す保険会社から保険業務の委託を受けた保険代理店であり、取得した個人情報を保険会社の商品・サービスをご提案するために必要な範囲で利用いたします。具体的な個人情報の利用目的は次のとおりであり、それら以外の他の目的に利用することはありません。

(1)不動産の売買、仲介、賃貸、管理その他付帯業務の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供。

(2)前項の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供。

(3)当社が取扱う保険等の金融商品に関する募集、契約の履行、情報・サービスの提供。

(4)上記の(1)、(3)の商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング(アンケートのお願い等)活動。顧客動向分析または商品開発等の調査分析。

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面などにより通知します。

各保険会社の個人情報の利用目的は、会社のホームページに記載してあります。

<当社が代理店となる保険会社>

あいおいニッセイ同和損保株式会社 (http://www.aioinissaydowa.co.jp/

2.「個人情報の第三者への提供」

お客様の個人情報は、法令で定められた場合を除き、事前にご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

《個人情報保護態勢について》

1.個人データの安全管理

個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。

2.個人情報の厳重かつ適正な管理

(1)お客様の個人情報は適正かつ慎重に管理し、個人情報への紛失改ざん、漏えい等を防止するため、最大の注意と必要かつ適切な安全管理措置を講じております。

(2)当社のすべての役員・従業者に対して、社内規程に基づき、関係法令等の遵守ならびに個人情報保護に関する取組みの意味と必要性を理解、共有するための教育・研修を実施し、必要かつ適切な監督を行っております。

3.センシティブ情報の取扱い

個人情報のうち、政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます。)、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活ならびに犯罪歴に関する個人情報(「センシティブ情報」といいます。)については、法令・諸規則に定められた場合のほか、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

また、適切な業務運営を確保する必要から、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合には、ご本人から同意を得るものとし、厳正な取扱いを行います。

4.個人情報に関するお問合せ窓口

お客様の個人情報について、その内容の開示・訂正・利用の停止等のご請求、その他個人情報に関するご質問、ご意見等のお申し出については、以下のお問合せ窓口またはお客様の担当営業部署にご連絡ください。

(1)お問合せ窓口・個人情報保護の運営体制

個人情報担当窓口;個人情報保護管理責任者 飯島 誠

住  所 〒252-0813  神奈川県藤沢市亀井野1丁目3番地の10

電  話 0466-82-5511 

受付時間 平日 9:00〜18:30

(2)個人情報の開示請求等の方法

お客様の個人情報に関しては、ご本人から個人情報の開示・訂正等を求められたときは、業務の適正な実施に著しい支障をきたす場合など法律に特別の定めがある場合を除き以下により、開示・訂正等させていただきます。なお、手段は、情報開示の安全性および機密性を確保するため、所定の開示請求用紙に必要事項をご記入いただき、所定の添付書類を同封の上書面の郵送による方法とさせていただきます。

1.本人確認;運転免許証・パスポート・健康保険証住民基本台帳(写真付)をご用意いただきます。

2.手数料;1件あたり金500円(郵便切手にて)をご負担いただきます。

5.本指針の改訂

本指針は、法令等の要請や個人情報保護の一層の改善のため、適宜、見直し、改定を進めてまいります。

以上

個人情報記載の資料名および主たる利用目的 ( 賃貸 )

当社は、お客様との不動産取引に関し必要に応じ下記書類等をご提出または入手させていただきます。

また、これらの書類等で入手する個人情報の資料名および主たる利用目的は、下記表のとおりです。

個人情報記載の資料名 主たる利用目的
お客様受付カード等やインターネットからの資料請求フォーム お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望に合った物件を紹介するため
賃貸物件調査チェックリスト 貸主からの物件の媒介または管理を依頼されたときに、当該物件につき情報を得、整理しておくため
登記簿、測量図、公図、図面、写真、間取り図 当該物件の権利関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため
顧客物件台帳 媒介または管理を依頼された物件を、顧客ごとに整理しておくため
依頼物件の個別賃貸条件 個別の物件ごとに賃貸条件を整理し、入居希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため
入居申込書 入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため
公的身分証明書、印鑑証明書 入居希望者の本人確認をするため
入居希望者の入居資格に関する参考資料 貸主に対し、入居希望者についての情報を提供し、貸主が契約締結を判断するため
重要事項説明書 宅地建物取引業法35条に定める重要事項を説明するため 宅地建物取引業法49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
賃貸借契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法37条に定める書面を交付するため 宅地建物取引業法49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
連帯保証人引受同意書 連帯保証人が特定の賃貸借契約につき、連帯保証する意思があることを明らかにするため
入退去時の物件状況及び原状回復判断基準表 入居時に、物件の状態を確認するため
鍵受領書 借主に鍵を渡したことを証明するため
月次報告書 貸主に対し、物件の管理状況を報告するため
賃貸借契約締結に関わる代行処理依頼書 賃貸借契約の場に貸主が出席しない場合、宅地建物取引主任者が使者となり、貸主を代行して契約を締結するため
賃料等収納状況表 賃料等の収納状況について貸主に報告するため
賃料等収納金の送金について 領収した賃料等について、貸主への送金報告のため
家賃未払いのお知らせ 家賃等滞納につき、借主に知らせ、支払を促すため
家賃滞納督促 家賃未払いのお知らせでも賃料の滞納が改善されない場合に、借主に催告するため
賃料支払い確約書 借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため
賃貸借契約解約申込書 契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため
期間満了・更新のお知らせ 契約期間が満了するにあたり、貸主側で契約を更新してもよいと考えている場合、借主の意向を確認するため
退去案内通知 退去手続きが円滑にいくように、借主に対し、退去の際の手引きとして案内するため
修繕費負担額合意書 退去時の修繕、原状回復費用を合意するため
敷金精算確認書 敷金返還の際に精算内容を明らかにするため
定期借家の説明書 定期建物賃貸借契約の場合で、契約締結前に貸主から借主に対し説明をするため
定期借家契約終了についての通知 定期建物賃貸借契約で、期間終了の1年前から6ヶ月前までに貸主から借主に対し通知するため
管理委託契約書 貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため
賃貸借媒介・代理契約書 貸主が当社に対し目的物件の媒介または代理を依頼するため

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面などにより通知します。

(注)指定流通機構に関する事項等について( 賃貸 )

指定流通機構は宅地建物取引業法第50条の2の4により、国土交通大臣の指定を受けた公益法人であり、同法に定められた次の業務等を行っています。

一 専任媒介契約その他の宅地建物取引業に係る契約の目的物である宅地または建物の登録に関すること。

二 前号の登録に係る宅地または建物についての情報を、宅地建物取引業者に対し、定期的にまたは依頼に応じて提供すること。

三 前二号に掲げるもののほか、前号の情報に関する統計の作成その他宅地および建物の取引の適正の確保および流通の円滑化を図るために必要な業務。

当社は、指定流通機構に関する宅地建物取引業法の規定等に基づき、次の措置を取らせていただきます。

(1)当社が、媒介依頼を受けて、媒介契約を締結した場合、その物件情報を、相手方を探索するため指定流通機構に登録いたします。登録された物件情報および賃貸希望者の方の氏名・住所等の情報は、指定流通機構の会員業者、入居希望者に提供されます。

(2)登録された物件が成約した場合、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知いたします。

(3)指定流通機構は、物件情報、成約情報(物件の概要、契約年月日、成約価格などの情報で、貸主・借主の氏名は含まれません)を、宅地建物取引業法で規定する同機構の業務のために利用します。なお、その中には、物件情報、成約情報を指定流通機構の会員業者や公的な団体へ電子データ等で提供することを含みます。

(4)専任媒介契約および専属専任媒介契約の場合、以上の、指定流通機構への情報の登録・通知等は、宅地建物取引業法の規定に基づき実施いたします。

(5)物件の入居希望者あるいは借主となられる方は、上の(1)〜(4)の指定流通機構に関する措置等に基づいて賃借いただきます。

(6)当社が、指定流通機構の物件情報等により物件入居の営業活動を行う場合は、その物件情報等を入居希望者の方に提供すると共に、入居希望者の方の氏名、住所等を、客付営業を行う宅地建物取引業者、入居希望者に提供いたします。この提供については、本文「個人情報の取扱いについて3.」記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。

(7)当社は、指定流通機構から提供を受けた成約情報(貸主・借主の氏名は含まない)あるいは、当社が関与した賃貸借取引により得た成約情報を、当社が賃貸依頼等を受ける際の賃貸すべき価額またはその評価額を提示する意見の根拠として、当社の依頼者等に提供いたします。その際には、当該成約物件の特定が困難になる措置等を講じて実施いたします。なお、この提供については、本文個人情報の取扱いについて本文「個人情報の取扱いについて4.個人情報の第三者への提供」記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止
めさせていただきます。

個人情報記載の資料名および主たる利用目的 (売買)

当社は、お客様との不動産取引に関し必要に応じ下記書類等をご提出または入手させていただき
ます。

また、これらの書類等で入手する個人情報の資料名および主たる利用目的は、下記表のとおりです。

個人情報記載の資料名 主たる利用目的
お客様受付カード、インターネットからの資料請求フォーム お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望にあった物件を紹介するため
価格査定報告書 当該物件を売却するにあたって価格査定をするため
権利証、登記簿 当該物件の所有権や所有権以外の権利関係を確認するため
測量図 当該物件の面積を判別するため
図面、写真、間取り図 当該物件の状況をより明確に示すため
公図 当該物件の隣地、境界、位置関係を明確にするため
公的身分証明書、印鑑証明書 お客様ご本人確認のため
媒介契約書 当該物件の売却、購入に係わる媒介行為の依頼を受けるため 物件情報を取引の相手方探索のため利用するため
住宅ローン関係申請書類等、納税証明書、源泉徴収票、公的身分証明書 金融機関に対するお客様の住宅ローン申請のため
諸費用一覧表 お客様の不動産取引に係わる諸費用を一覧で表示するため
資金計画表 お客様にローンの資金繰りを説明する時に使用
不動産購入申込書 お客様の購入意思確認のため
不動産売却申込書 お客様の売却意思確認のため
重要事項説明書 宅地建物取引業法35条に定める重要事項を説明するため 宅地建物取引業法49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
売買契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに宅地建物取引業法37条に定める書面を交付するため 宅地建物取引業法49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
建築確認通知書、検査済証 建築基準法上の建築確認通知、竣工検査を証するため
代理人に関する書類 契約時に本人に代わり、代理人となることを確認するため
委任状 不動産取引にあたり委任する内容を明らかにするため
固定資産税・都市計画税納税通知書、管理費・修繕積立金精算書 固定資産税やマンション管理費等の精算のため
付帯設備及び物件状況確認書 お客様から付帯設備の状況及び物件の状況についての確認をとるため
実測精算確認書 売買対象物件の土地の実測面積を確認するため
売買物件引渡確認書 売買対象物件を売主が貸主に対し引き渡しを完了したことを確認するため
固定資産税・都市計画税に係わる覚書 売買契約時点で固定資産税・都市計画税の納税通知書が交付されていないことにより後日、公租公課の支払負担を明らかにするため
鍵受領書 売主、買主間で当該物件の鍵を受領したことを確認するため
権利証受領書 当社より当該物件の権利証を受領したことを確認するため

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面などにより通知します。

注)指定流通機構に関する事項等について ( 売買 )

指定流通機構は宅地建物取引業法第50条の2の4により、国土交通大臣の指定を受けた公益法人であり、同法に定められた次の業務等を行っています。

一 専任媒介契約その他の宅地建物取引業に係る契約の目的物である宅地または建物の登録に関すること。

二 前号の登録に係る宅地または建物についての情報を、宅地建物取引業者に対し、定期的にまたは依頼に応じて提供すること。

三 前二号に掲げるもののほか、前号の情報に関する統計の作成その他宅地および建物の取引の適正の確保および流通の円滑化を図るために必要な業務。

当社は、指定流通機構に関する宅地建物取引業法の規定等に基づき、次の措置を取らせていただきます。

(1)当社が、売却依頼を受けて、媒介契約を締結した場合、その物件情報を、相手方を探索するため指定流通機構に登録いたします。登録された物件情報および売却希望者の方の氏名・住所等の情報は、指定流通機構の会員業者、購入希望者に提供されます。

(2)登録された物件が成約した場合、その年月日、売買価格等を指定流通機構に通知いたします。

(3)指定流通機構は、物件情報、成約情報(物件の概要、契約年月日、売買価格などの情報で、売主・買主の氏名は含まれません)を、宅地建物取引業法で規定する同機構の業務のために利用します。なお、その中には、物件情報、成約情報を指定流通機構の会員業者や公的な団体へ電子データ等で提供することを含みます。

(4)専任媒介契約および専属専任媒介契約の場合、以上の、指定流通機構への情報の登録・通知等は、宅地建物取引業法の規定に基づき実施いたします。

(5)物件の購入希望者あるいは買主となられる方は、上の(1)〜(4)の指定流通機構に関する措置等に基づいてご購入いただきます。

(6)当社が、指定流通機構の物件情報等により物件購入の営業活動を行う場合は、その物件情報等を購入希望者の方に提供すると共に、購入希望者の方の氏名、住所等を、売却営業を行う宅地建物取引業者、売却希望者に提供いたします。この提供については、本文「個人情報の取扱いについて3.」記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。

(7)当社は、指定流通機構から提供を受けた成約情報(売主・買主の氏名は含まない)あるいは、当社が関与した売買取引により得た成約情報を、当社が売買依頼等を受ける際の売買すべき価額またはその評価額を提示する意見の根拠として、当社の依頼者等に提供いたします。その際には、当該成約物件の特定が困難になる措置等を講じて実施いたします。なお、この提供については、本文個人情報の取扱いについて本文「個人情報の取扱いについて4.個人情報の第三者への提供」記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。